Webinar organiseren: het stappenplan van aanbod tot klant

Wat is een webinar organiseren eigenlijk?

Een webinar organiseren is alles regelen rond een online presentatie of training: het doel en het aanbod bepalen, het format en de tool kiezen, aanmeldingen werven, zorgen dat mensen komen, het webinar geven en de deelnemers daarna opvolgen.

Het uur zelf is het kleinste deel. Wie een webinar wil organiseren dat klanten oplevert, besteedt de meeste tijd vóór en na dat uur.

Een webinar kan op twee plekken lekken. Wij noemen het de zaal, je kunt ook funnel zeggen.

Dit stappenplan dicht allebei. Het volgt ons Uitverkocht-recept: eerst het deeg (je aanbod), dan rijzen (de zaal vullen), dan de oven (zorgen dat mensen komen) en dan de toonbank (verkopen en opvolgen).

Webinar organiseren in 8 stappen

1. Begin bij je aanbod

Hier gaat het bij bijna iedereen mis. Je wilt een webinar maken, dus je begint bij het onderwerp, dan een titel, dan de slides. En de laatste vijf minuten vul je met “wie meer wil weten, kan contact opnemen”.

Draai het om. Bepaal eerst wat iemand na afloop kan kopen: een traject, een training, een intake, een gesprek. Voor wie het is, wat het oplevert en waarom nu. Kun je dat niet in twee zinnen zeggen, dan is je webinar nog niet klaar om te bouwen.

Hoe je het webinar daarna opbouwt rond dat aanbod, lees je in Webinar dat verkoopt: kennis, inspiratie en aanbod.

2. Kies je format

Er zijn drie smaken:

• Live: het meeste contact en de meeste energie. Vragen in de chat, en je kunt je aanbod live doen. Wel moeten mensen er op dat moment zijn.
• Hybride: een deel in een zaal, een deel online. Meer bereik, maar ook meer techniek en twee publieken om aan te spreken.
• Opgenomen (on demand of “evergreen”): kijkers kiezen zelf wanneer. Handig om door te laten lopen, maar je mist de urgentie en het contact van live.

Kies je tool op wat je ermee wilt doen. Moet je kunnen verkopen tijdens het webinar, met een knop of een link in beeld? Wil je de aanmeldingen in je eigen e-mailsysteem? Heb je een opname nodig? Begin bij die vragen, niet bij de lijst met functies.

3. Prik een datum en tijd

Geef jezelf genoeg tijd om de zaal te vullen. Een webinar dat je over vijf dagen aankondigt, haalt vooral je bestaande volgers binnen.

Kies het moment op je koper, niet op je eigen agenda. Een HR-manager kijkt anders dan een zelfstandige coach. Twijfel je, kijk dan wanneer je vorige events het best bezocht werden. Je eigen cijfers zeggen meer dan elk gemiddelde.

4. Bouw je aanmeldpagina

Een goede aanmeldpagina heeft vijf dingen:

1. Een belofte in één zin: wat weet of kan iemand na afloop?
2. Voor wie het is, en voor wie niet.
3. Wat je meeneemt: drie concrete punten.
4. Wie je bent, en waarom je hier iets over mag zeggen.
5. Een formulier dat alleen vraagt wat je nodig hebt. Wil je opvolgen via WhatsApp of telefoon, vraag dat dan hier.

Zet de datum en tijd duidelijk bovenaan, en stuur na aanmelding direct een bevestiging met een agenda-uitnodiging.

5. Werf aanmeldingen

Dit is rijzen: de zaal vullen. Een paar kanalen werken voor de meeste experts:

• Je eigen e-maillijst. De mensen die je al kennen. Vaak je beste bron.
• LinkedIn. Content over het onderwerp in de weken ervoor, en persoonlijke uitnodigingen aan de mensen die je echt in de zaal wilt.
• Outreach. Gericht uitnodigen wie bij je doelgroep past, ook als ze je nog niet volgen.
• Advertenties. Om sneller of breder te vullen, met dezelfde scherpe belofte.

Het grootste verschil zit in de titel. Een titel die iedereen aanspreekt, geeft veel aanmeldingen en weinig kopers. Een titel die precies jouw koper aanspreekt, geeft misschien minder aanmeldingen, maar wel de juiste.

6. Zorg dat mensen komen

Een aanmelding is nog geen kijker. Aanmelden kost één klik, opdagen kost een avond. Daartussen koelt de interesse af.

Dat is de oven: opwarmen. Een bevestiging met de datum in de agenda, een paar berichten die alvast iets waardevols geven, en herinneringen via mail en WhatsApp vlak voor de start. Hoe je dat opbouwt, lees je in No-shows bij je webinar voorkomen.

7. Geef het webinar

Een webinar dat verkoopt heeft drie ingrediënten, in de juiste verhouding:

Bouw een brug van wat je liet zien naar wat je aanbiedt, zodat het aanbod voelt als het logische vervolg. En bewaar het niet voor de laatste minuut: noem het eerder al en kom er aan het eind op terug.

8. Volg op en meet

Het webinar is afgelopen, de laatste kijker logt uit. Bij de meeste organisatoren gebeurt er dan een week niets, behalve een mail met de opname.

Volg binnen een dag op. Bel of app wie interesse toonde, stuur iedereen de opname met hetzelfde aanbod erbij, en geef wie niet kwam een tweede kans. Interesse is vers. Wie pas na dagen reageert, begint opnieuw.

Meet daarna per webinar vier getallen: aanmeldingen, kijkers, gesprekken en omzet. Dan zie je waar je lekt. Veel aanmeldingen en weinig kijkers? Dan zit het in de oven. Veel kijkers en geen gesprekken? Dan zit het in je aanbod of je opvolging.

De vijf duurste fouten bij het organiseren van een webinar

Wil je weten waar jouw webinar nu lekt? Doe de gratis lekkentest: dertien vragen, drie minuten. Wil je het samen bouwen, dan doen we dat in de Uitverkocht-sessie: in één dagdeel je aanbod en je eventopbouw. Of laat ons het hele recept elke maand draaien met event marketing.

Een volle zaal is de start. Niet de finish.

RK

Rubin Koot · Hoofdbakker

Rubin is oprichter van Online Marketing Bakery in Roermond. Jij pakt het podium, wij vullen de zaal. En we zorgen dat hij koopt.

[email protected] · Meer over de bakkers

Verder lezen: Webinar dat verkoopt: kennis, inspiratie en aanbod · No-shows bij je webinar voorkomen · Event marketing · Doe de gratis lekkentest · De Uitverkocht-sessie · Marketing voor trainingsbureaus · Marketing voor consultants

Zo werken wij: eerst het aanbod, dan de zaal. Wil je met een briefing als deze aan de slag? Dat doen we in de Uitverkocht-sessie: je aanbod en je eventopbouw in één dagdeel.