Workshop organiseren: het stappenplan van aanbod tot volle groep

Wat is een workshop organiseren?

Een workshop organiseren is alles regelen rond een sessie waarin deelnemers zelf aan de slag gaan: bepalen wat de workshop moet opleveren, de vorm en de prijs kiezen, deelnemers werven, zorgen dat ze komen, de workshop geven en de deelnemers daarna opvolgen.

Voor een trainingsbureau of coach is een workshop zelden het eindpunt. Het is de proeverij. De plek waar iemand voelt hoe het is om met jou te werken, en besluit of hij verder wil. In een opleiding, een traject of een incompany-programma.

Precies daar lekt het vaak. Wij noemen het de zaal, je kunt ook funnel zeggen:

Dit stappenplan dicht allebei. Het volgt ons Uitverkocht-recept: eerst het deeg (je aanbod), dan rijzen (de groep vullen), dan de oven (zorgen dat mensen komen) en dan de toonbank (verkopen en opvolgen).

Workshop organiseren in 8 stappen

1. Bepaal wat er na de workshop komt

De meeste workshops beginnen bij een onderwerp waar de trainer graag over vertelt. Dan komt er een titel, een programma, een zaaltje. En aan het eind een stapeltje folders over de opleiding.

Draai het om. Bepaal eerst wat iemand na afloop kan kopen. Voor een trainingsbureau is dat vaak de opleiding of de volgende open training. Voor een coach een intake voor een traject. Voor een bureau dat incompany werkt: een gesprek met de HR-manager of de leidinggevende die meedeed.

Kun je in twee zinnen zeggen wat dat vervolg is, voor wie het is en wat het oplevert? Dan pas weet je welke workshop daar de logische eerste hap van is. Niet het hele programma in het klein, maar het stuk dat laat proeven hoe de rest smaakt.

2. Kies de vorm

Drie keuzes, en ze hangen samen:

• Open of incompany. Een open workshop vult je met losse deelnemers uit verschillende organisaties. Een incompany-workshop geef je bij één organisatie. Open is je etalage, incompany is vaak al een verkoop.
• Fysiek of online. Fysiek geeft meer contact en meer energie in de groep. Online maakt het makkelijker om te komen, maar vraagt meer werk om mensen echt mee te laten doen.
• Gratis of betaald. Is de workshop de proeverij voor je opleiding of traject, dan kan gratis of laag geprijsd werken. Is de workshop zelf je product, dan prijs je hem op wat deelnemers eraan overhouden. Twijfel je, dan is de vraag niet “wat vragen anderen?”, maar “wat moet deze workshop doen?”.

Een workshop is geen webinar. Bij een webinar kijken mensen vooral naar jou. Bij een workshop doen ze zelf iets. Dat betekent een kleinere groep, oefeningen die echt landen, en een programma waarin jij minder praat dan je zou willen.

3. Kies je groep en je datum

“Voor iedereen die zich wil ontwikkelen” is geen groep. Dat is een zaal vol mensen die het vooral interessant vonden.

Kies één type deelnemer. Leidinggevenden die net een team hebben gekregen. HR-adviseurs die met verzuim worstelen. Zelfstandige coaches die hun eerste groep willen draaien. Hoe scherper de groep, hoe makkelijker de titel, de werving en het aanbod aan het eind.

Plan ruim vooruit. Een workshop die je over een week aankondigt, vult zich met mensen die je al kennen. Kies een moment dat past bij je deelnemer, niet bij je eigen agenda. En kijk naar je eigen vorige workshops: welke dagen en tijden liepen het best? Je eigen cijfers zeggen meer dan elk gemiddelde.

4. Schrijf de titel en de aanmeldpagina

De titel doet één ding: de juiste mensen laten denken “dit gaat over mij”. Benoem het probleem in hun woorden, en de uitkomst die ze willen. Niet de naam van je methode.

Een goede aanmeldpagina voor een workshop heeft:

1. Een belofte in één zin: wat kan iemand na afloop dat hij nu nog niet kan?
2. Voor wie het is, en voor wie niet.
3. Wat deelnemers gaan dóen. Drie concrete onderdelen.
4. Wie de workshop geeft, en waarom die persoon hier iets over mag zeggen.
5. Datum, tijd, plek of link, en hoeveel plekken er zijn. Alleen als dat aantal klopt.
6. Een formulier dat niet meer vraagt dan nodig. Wil je opvolgen via WhatsApp of telefoon, vraag het dan hier.

5. Werf deelnemers: zo promoot je je workshop

Dit is rijzen: de groep vullen. Voor de meeste trainers en coaches werken deze kanalen, het liefst samen:

• Je eigen lijst. Oud-deelnemers, nieuwsbriefabonnees, mensen die eerder een vraag stelden. Vaak de snelste bron.
• LinkedIn. Content over het probleem in de weken ervoor, en persoonlijke uitnodigingen aan de mensen die je echt in de groep wilt.
• Outreach. Gericht benaderen wie bij je groep past, ook als ze je nog niet kennen.
• Advertenties. Om sneller of breder te vullen, met dezelfde scherpe belofte als op je aanmeldpagina.
• Je deelnemers zelf. Vraag wie zich aanmeldt of hij een collega wil meenemen.

Zo deden we het bij de KarakterFaculteit, een opleider: een LinkedIn-netwerkstrategie, gecombineerd met organic social, social advertising en e-mail outreach. Het resultaat: twee gevulde workshops, en 10% van de workshopdeelnemers stroomde door naar een opleiding. Die case staat op onze pagina over event marketing.

Let op die laatste regel. Niet de volle workshops zijn het bewijs, maar de doorstroom.

6. Zorg dat ze komen

Een inschrijving is nog geen deelnemer. Inschrijven kost een minuut, komen kost een middag. Zeker bij een gratis workshop is de drempel om thuis te blijven laag.

Dat is de oven: opwarmen. Een bevestiging met de datum in de agenda. Een bericht tussendoor met een vraag of opdracht, zodat deelnemers alvast nadenken over hun eigen situatie. En herinneringen via mail en WhatsApp vlak voor de start. Hoe je die herinneringen schrijft, lees je in de herinneringsmail voor je webinar of workshop. Waarom mensen überhaupt wegblijven, staat in no-shows voorkomen.

Een trucje dat bij workshops goed werkt: geef vooraf een kleine opdracht. Wie al iets heeft voorbereid, komt eerder opdagen. Hij heeft er al in geïnvesteerd.

7. Workshop geven: zo bouw je de sessie op

Hier zit het tweede lek. Een workshop die alleen kennis overdraagt, is een goede gratis training. Een workshop die doorstroom oplevert, heeft drie ingrediënten in de juiste verhouding:

Een voorbeeld, verzonnen maar herkenbaar. Een trainer geeft een workshop over lastige gesprekken voeren. De deelnemers oefenen in tweetallen, het gaat goed, de energie is hoog. Aan het eind: “Bedankt allemaal, de opleiding staat op onze website.”

Een tweede trainer geeft dezelfde workshop. Na de oefening vertelt ze over een deelnemer van de vorige opleiding die na drie maanden het gesprek met haar directeur wél aandurfde. Dan de brug: “Vandaag heb je één gesprek geoefend. In de opleiding oefenen we ze allemaal, met je eigen situatie.” En één stap: wie wil, plant deze week een kort gesprek in om te kijken of de opleiding past.

Zelfde workshop. Zelfde groep. De eerste krijgt complimenten, de tweede krijgt gesprekken.

Hoe je die opbouw maakt, met een brug naar je aanbod, lees je uitgebreider in Webinar dat verkoopt. Het recept is hetzelfde, alleen doen je deelnemers bij een workshop meer zelf.

8. Volg op en meet

De workshop is voorbij, de flip-overvellen gaan de prullenbak in. Bij de meeste trainingsbureaus gebeurt er daarna een week niets, behalve een evaluatieformulier.

Volg binnen een dag op. Bel of app wie interesse toonde. Stuur iedereen een korte samenvatting met hetzelfde aanbod als in de zaal. En geef wie niet kwam een tweede kans, bijvoorbeeld bij de volgende datum. Interesse is vers. Wie dagen wacht, begint opnieuw.

Meet daarna per workshop vier getallen:

1. Aanmeldingen. Hoeveel mensen schreven zich in?
2. Deelnemers. Hoeveel kwamen er echt?
3. Gesprekken. Hoeveel deelnemers wilden verder praten?
4. Doorstroom. Hoeveel schreven zich in voor je opleiding of traject?

Dan zie je waar je lekt. Veel inschrijvingen en weinig deelnemers? Dan zit het in de oven. Veel deelnemers en geen gesprekken? Dan zit het in je aanbod of je opbouw. Wel gesprekken maar geen doorstroom? Dan zit het aan de toonbank.

Workshop, seminar of webinar: wat organiseer je?

Wie een seminar wil organiseren, zoekt vaak hetzelfde als wie een workshop wil organiseren: mensen bij elkaar krijgen rond je vak. Het verschil zit in wat het publiek doet.

De vorm kies je op je vervolg. Moet je eerst bekend worden in een nieuwe markt, dan is een seminar of webinar logisch. Moet je mensen laten ervaren hoe het is om met je te werken, dan wint de workshop. Het recept eromheen blijft hetzelfde. Voor een webinar staat het stap voor stap in webinar organiseren.

De vijf duurste fouten bij het organiseren van een workshop

Meer over hoe we dit voor trainingsbureaus aanpakken, lees je op marketing voor trainingsbureaus. Ben je coach, kijk dan bij marketing voor coaches.

Wil je weten waar jouw workshop nu lekt? Doe de gratis lekkentest: dertien vragen, drie minuten. Wil je het samen opzetten, dan doen we dat in de Uitverkocht-sessie: in één dagdeel je aanbod kraakhelder en je opbouw in de juiste verhouding.

Een volle workshop is de start. De doorstroom is de finish.

RK

Rubin Koot · Hoofdbakker

Rubin is oprichter van Online Marketing Bakery in Roermond. Jij pakt het podium, wij vullen de zaal. En we zorgen dat hij koopt.

[email protected] · Meer over de bakkers

Verder lezen: Webinar organiseren: het stappenplan · Webinar dat verkoopt: kennis, inspiratie en aanbod · No-shows voorkomen · Marketing voor trainingsbureaus · Marketing voor coaches · Event marketing · Doe de gratis lekkentest · De Uitverkocht-sessie

Zo werken wij: eerst het aanbod, dan de zaal. Wil je met een briefing als deze aan de slag? Dat doen we in de Uitverkocht-sessie: je aanbod en je eventopbouw in één dagdeel.